Como anda a contabilidade do seu consultório odontológico?

A saúde financeira do seu consultório odontológico é resultado de diversos fatores que envolvem a sua administração. Uma delas, é a gestão contábil, que além de proporcionar uma visão macro de todo o gerenciamento do negócio do ponto de vista do seu rendimento, também ajuda o consultório a manter-se em consonância com todos os seus aspectos legais e fiscais.

A odontologia e a contabilidade precisam caminhar conjuntamente para que o consultório siga o seu bom funcionamento. Se você ainda acredita que números, planilhas e questões tributárias são um bicho de sete cabeças, acompanhe o artigo e desmistifique essa ideia.

Entende tanto de contabilidade quanto um contador entende de odontologia? Saiba por onde começar.

O primeiro passo para cuidar da contabilidade do seu consultório odontológico é relembrar aquela frase que se popularizou na internet há um tempo: cada um no seu quadrado. Portanto, uma gestão contábil correta começa com a contratação de um escritório especializado que vai direcionar seus serviços nessa área para assessorar o seu consultório.

Apesar de ser imprescindível que o dentista que seja dono do próprio consultório se mantenha atualizado sobre questões inerentes à mudanças tributárias e aspectos mais específicos do setor financeiro, é praticamente impossível que o profissional se multiplique em mil para dar conta dos atendimentos odontológicos e da contabilidade ao mesmo tempo, portanto, ter um contador prestando esse auxílio é uma necessidade de negócio. 

Além de ajudar nessa parte burocrática – que, sem dúvidas, é um calo no sapato de muitos odontólogos na administração do consultório – a contabilidade também será vital para que o negócio siga um ritmo de crescimento. Com uma gestão contábil efetiva, é possível ter um olhar clínico sobre cada centavo que entra e que sai, e ainda identificar possíveis gargalos que possam estar empatando a fluidez financeira do consultório odontológico. 

Outro ponto importante de contar com uma assessoria especializada em contabilidade, é que isso te dará mais tempo e tranquilidade para você se dedicar ao que realmente sabe: cuidar dos sorrisos dos seus pacientes.

Qual o papel da contabilidade no consultório odontológico?

A contabilidade vai fazer parte da gestão do seu consultório em todas as suas etapas, desde antes da concepção do negócio até o seu pleno funcionamento no dia a dia. Antes de entrarmos em questões exclusivamente financeiras, vamos começar ressaltando a importância de uma assessoria contábil em termos de tributação.

Contar com uma assessoria contábil vai te orientar a definir qual o melhor regime de tributação e acompanhar todo o cumprimento das obrigações legais para que o seu consultório odontológico não tenha problemas com a Receita Federal. 

O contador responsável pela gestão contábil do seu consultório odontológico também terá a incumbência de ser o provedor de todas as informações que sejam relativas ao patrimônio e especificar em que pé andam as questões financeiras que envolvem o negócio. 

Ter uma assessoria contábil no seu consultório de odontologia também te ajudará em uma das questões mais importantes para a organização financeira do negócio: fazer a correta distinção entre Pessoa Física e Pessoa Jurídica. Caso não ocorra essa separação, a probabilidade de que a gestão das finanças não apresente a devida efetividade torna-se maior, uma vez que poderá haver uma dificuldade mais acentuada em manter o controle das receitas e das despesas.

É muito comum que profissionais de odontologia iniciem suas trajetórias prestando serviços de forma autônoma em outros locais antes de decidirem empreender e abrir seus próprios consultórios. Quando esse passo é dado, há a obrigatoriedade da formalização da Pessoa Jurídica. O auxílio de um especialista em contabilidade faz a diferença nessa transição, afinal, é dele que virá todas as orientações legais e tributárias para que tudo ocorra corretamente e não se desdobre em problemas futuros.

Segue o fluxo: como a contabilidade ajuda no fluxo de caixa do seu consultório odontológico?

Por mais que um negócio priorize outras diretrizes que se sobreponham ao ganho financeiro, é impossível que ele se mantenha de pé se entre os seus principais objetivos não estiver a geração de receita. Afinal, nem relógio trabalha de graça, não é?

E o sucesso financeiro de qualquer negócio tem uma relação direta com um bom controle do fluxo de caixa. Se o seu consultório odontológico apresenta dificuldades para lidar com essa questão, talvez seja o momento de avaliar a possibilidade de aprimorar a sua contabilidade, já que ela é responsável por colocar na ponta do lápis tudo aquilo que é pago ou recebido pela empresa.

Sem a existência desse equilíbrio na gestão das finanças, os valores gastos e o montante recebido poderão conflitar no caixa do consultório odontológico e levar a situações que resultem em juros exorbitantes e até problemas maiores com instituições financeiras. Portanto, a presença da contabilidade vai ajudar não só a melhorar o seu fluxo de caixa, como evitar que problemas desta natureza tornem-se entraves na condução do negócio. 

Ter essa noção de fluxo de caixa é o que vai permitir planejar cada passo do seu consultório odontológico e guiar os seus objetivos de médio e longo prazo. Sem uma visão abrangente de todas as finanças, é praticamente impossível projetar o crescimento da empresa, por isso, a contabilidade também tem uma participação definitiva nos seus planos futuros.

Outra questão que uma boa gestão contábil vai te auxiliar é no momento de definir o quanto você deve cobrar por cada serviço ou procedimento que o seu consultório odontológico realize. Só com dados financeiros precisos e detalhados à sua disposição você conseguirá ter uma noção exata dessa precificação. E, para isso, o trabalho minucioso da contabilidade não é só importante, como crucial.

Não há a menor dúvida que o valor dos serviços oferecidos é um dos principais fatores de decisão de um paciente quando está em busca de um consultório odontológico, por isso, considerar itens como competitividade, hora trabalhada, preços dos insumos e margem de lucro é determinante para que se chegue a um valor de serviço que atenda às expectativas de faturamento e do público.

Escolhendo o profissional ou o escritório de contabilidade para o seu consultório odontológico.

As informações trazidas por este artigo já deixaram bem claro o porquê da importância do seu consultório odontológico não fechar os olhos para as questões contábeis, não é mesmo? Além de prejudicar o crescimento e o andamento financeiro do negócio, negligenciar a necessidade de contar com um serviço de contabilidade pode acarretar multas, impostos além do necessário e problemas com a Receita Federal.

Mas como escolher o profissional ou o escritório de contabilidade que vão suprir essa demanda necessária ao seu consultório de odontologia? É importante considerar alguns pontos, como indicações e opiniões de outros clientes, a reputação em avaliações online que podem estar presentes nas redes sociais, no próprio Google ou em plataformas especializadas como o Reclame Aqui, bem como o conhecimento apresentado para lidar com o seu perfil de negócio.

Buscar o mínimo de conhecimento prévio também é importante para avaliar o contador ou o escritório de contabilidade com mais perícia e critério. É válido, ainda, colher informações acerca da regularização do profissional e, uma vez que as tratativas para a prestação do serviço avancem, é preciso redobrar a atenção para cada detalhe que constar no contrato.

A tecnologia e a contabilidade do seu consultório odontológico podem caminhar juntas?

Não restam dúvidas de que a tecnologia chegou para facilitar os processos de gerenciamento de uma empresa e reduzir a ocorrência de problemas decorrentes de falha humana ou do excesso de burocracia. No caso da contabilidade do seu consultório, os avanços tecnológicos e os recursos digitais também se tornaram importantes aliados.

Existem serviços de contabilidade que são oferecidos online e podem ser de grande valia para o seu consultório, especialmente se ele estiver iniciando suas atividades e o seu crescimento ainda ocorra de forma incipiente. A possibilidade de realizar esse trabalho remotamente, por valores mais acessíveis e sem deixar de ter o auxílio de um profissional contábil, pode representar uma solução interessante para esse período embrionário do negócio.

Os softwares de gestão também são facilitadores na hora de administrar o consultório de odontologia e manter todas as finanças organizadas e facilmente acessíveis, com todas as entradas e saídas bem detalhadas, além de um controle maior de recursos. Tais ferramentas não só otimizam todo o funcionamento do negócio, como também possibilitam que a contabilidade seja realizada de forma mais prática e assertiva.