Controle de Estoque de Materiais

O controle de estoque  utilizando um programa odontológico é muito importante  para o gerenciamento de seu consultório. De alguma forma cada um de nós utiliza um caminho para registrar as entradas e saídas de material. Alguns utilizam planilhas eletrônicas como EXCEL para registrar toda movimentação dos produtos de forma simplificada.

Em geral o que é muito comum é delegar para um colaborador da equipe, ACD ou recepcionista, esse tipo de controle.  Ocorre que esse colaborador, normalmente, tem diversas atividades e obrigações relacionadas ao atendimento dos pacientes e acaba por não dar a devida importância à gestão do estoque.

Mas a boa gestão do seu estoque envolve não apenas o controle de entrada e saída dos materiais, mas sim: uma boa compra, baixo estoque de produtos com pequeno giro, controle eficiente sobre materiais com prazo de validade curto e, sobretudo o controle sobre os materiais consumidos pelos dentistas de seu consultório.

Clínicas grandes com vários dentistas nem sempre controlam o possível desperdício de material com repetições desnecessárias de procedimento ou desvios de materiais do estoque.

Considerando este cenário, avaliamos que o controle dos materiais do estoque deve ser feito por uma única pessoa da sua estrutura e ela deve ser treinada e informada sobre o impacto do seu trabalho na gestão de seu consultório.

Em nosso trabalho de atendimento às clinicas, através de um software odontológico , muitas vezes notamos que o que falta no treinamento é o funcionário saber a razão das tarefas que ele executa e onde elas impactarão no processo de gestão da consultório.

No caso do controle de estoques devemos informar o responsável que um controle sobre os materiais com curto prazo de vencimento impacta diretamente na diminuição do descarte de materiais e como conseqüência um  melhor aproveitamento dos recursos da consultório.

Outro ponto a observar é que as compras maiores (em quantidade) são apenas para os materiais com maior giro (maior uso). Não é necessário ter um estoque alto de materiais caros ou de pouco uso.

Todo dinheiro empregado na compra de materiais de pequeno giro significa que ele foi gasto num momento errado e poderia ser utilizado em outras necessidades da consultório.

Esse controle vale para qualquer porte de seu consultório, se ela é pequena é o momento ideal para implantar protocolos de gestão, ao crescer os diversos setores já terão seus controles apropriados. Nesse caso um programa de gestão para clinicas odontológicas  se faz necessário.

software odontológico  tem relatórios próprios e fáceis de serem obtidos, se os dados estiverem corretamente preenchidos no programa.
Relatório que cruza informação como a produção do dentista x consumo do estoque,  pode indicar desperdício de material e apontar para uma necessidade de  treinamento desse dentista para o uso correto de determinado material.

ponto_interrogacao Pontos importantes:

– Saber quais produtos estão próximos do vencimento.
– Identificar o produto que esta acabando para comprar antes que falte.
– Identificar quais produtos merecem ter uma maior quantidade no estoque.
– Acompanhar o consumo de material de cada dentista.
-Gerenciar estes controles através de um programa odontológico.

O objetivo é melhorar estes processos e aumentar a rentabilidade da consultório.

Sugestão:

  • Profissionalizar e aperfeiçoar o gerenciamento do seu estoque, fazer treinamentos com a equipe e envolver o responsável pelo departamento de compras.
  • Criar processos que possam ser absorvidos pela sua equipe.
  • Implantar ferramentas para agilizar o seu dia a dia.
  • Extrair relatórios que mostram claramente a situação real do seu estoque.

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