Quando um paciente chega até o consultório e confia no seu profissionalismo para conferir como anda o sorriso dele, temos certeza que você sabe bem o que fazer. Mas quando o cenário muda para o escritório e agora o que você precisa conferir são números, investimentos, rendimentos e custos, será que tem a mesma expertise?

Este artigo vai trazer alguns pontos importantes que podem ser úteis para você fazer a gestão das finanças do seu consultório odontológico com um olhar criterioso e atento para que ele se mantenha rentável e cresça ainda mais.

Por onde começar?

O primeiro passo é entender que quando você se torna proprietário de uma clínica, você deixa de ser apenas um odontólogo e se torna também um gestor, por isso, é importante se municiar de todo e qualquer conhecimento inerente a essa área. Você precisa estar familiarizado com planilhas e orçamentos com a mesma intimidade que tem com os sorrisos.

Para não haver uma sobrecarga que te impeça de focar nas suas atividades diárias junto aos pacientes, contar com o auxílio de um profissional de administração, em especial aqueles que tenham experiência na área odontológica, pode ser uma boa alternativa. Mas é fundamental que as decisões e o controle estejam sob a sua responsabilidade.

Uma boa gestão financeira é o ponto de equilíbrio de qualquer tipo de negócio, e os consultórios odontológicos não fogem à regra. Trouxemos algumas dicas que vão te fornecer um norte para entender melhor as receitas, as despesas, os investimentos e como cuidar disso tudo sem dar um passo maior que a perna.

Casa é casa. Consultório é consultório.

Se as contas de casa estão se misturando com as do consultório, temos um diagnóstico que você precisa escutar: sua gestão financeira está indo por um caminho delicado, que pode colocar tudo a perder.

Deixe uma separação clara entre suas finanças pessoais e aquilo que diz respeito à vida financeira do seu consultório odontológico, para evitar que se crie uma confusão fiscal e contábil que prejudique tanto o seu negócio quanto o controle do seu próprio dinheiro.

Cair na armadilha de não fazer essa distinção entre uma coisa e outra é mais comum do que se imagina, afinal, geralmente você é responsável por fazer as movimentações financeiras do seu consultório, então não é muito difícil que as coisas acabem se enrolando pelo caminho.

Mas, você tem a possibilidade de não deixar isso acontecer com algumas medidas muito simples:

• Não retire dinheiro do caixa para situações cotidianas da sua vida particular, como colocar gasolina ou comprar pão.
• Crie contas bancárias separadas: uma para você e outra para o seu consultório odontológico.
• Defina um salário mensal para você, o famoso pró-labore, assim, evitará a necessidade de ter que ficar mexendo no caixa para cobrir gastos pessoais.
• Separe as despesas de casa e do consultório.

Você tem noção de quanto entra e de quanto sai no seu consultório?

Gerir as finanças do seu consultório odontológico no piloto automático e sem uma percepção clara e palpável do quanto se fatura e do quanto se gasta é um convite para uma gestão fadada ao insucesso.

Consultórios organizados e prósperos se valem de um controle financeiro rígido, onde cada centavo que entra e que sai não passam despercebidos pelo olhar do gestor. Para não se perder entre números e planilhas, siga algumas dicas:

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  Crie um fluxo de caixa, para manter o controle e fazer avaliações periódicas sobre a saúde financeira do consultório odontológico.
• Mantenha os gastos controlados diariamente, para evitar surpresas ou incompatibilidades entre lucro e despesa ao final de cada mês.
• Avalie a necessidade de cada gasto ou investimento e tenha sempre um levantamento financeiro para verificar a viabilidade deles.
• Faça previsões orçamentárias para investimentos futuros.

Com capital de giro, seu consultório não para.

Se alguém te perguntasse agora sobre qual o custo fixo mensal do seu consultório odontológico, você saberia responder de primeira? Conseguiria dizer qual o montante total que é gasto após a soma de custos operacionais, despesas básicas, manutenção e tudo que o consultório precisa para funcionar a cada mês?

Caso esses valores ainda sejam estranhos para você, é bom começar não só a considerá-los, mas a destinar um valor mensal, mais conhecido como capital de giro, que seja capaz de custear todo o funcionamento do seu consultório odontológico.

É fundamental que essa quantia vá sendo reposta automaticamente a partir do faturamento de cada mês e tenha o único fim de cobrir as despesas. Mas o que você deve levar em conta para estipular o capital de giro que será empregado no negócio?

• Despesas básicas como água, energia, internet, produtos de limpeza, o cafezinho que vai servir ao paciente, entre outros.
• Gastos com pessoal e toda a folha salarial do mês.
• Gastos com estoque de produtos odontológicos necessários para cada atendimento.
• Gastos com manutenção de equipamentos, desde computadores até os mais específicos para a atividade odontológica.
• Toda e qualquer receita que o consultório gere ao mês, considerando os valores pagos em consultas, tratamentos, procedimentos, tanto particular quanto por convênio odontológico.

De olho nos impostos.

Todo gestor deve estar em dia com suas obrigações legais e financeiras, não só para que o negócio siga funcionando normalmente, mas para que não haja nenhuma penalização para ele ou para sua empresa.

Apesar da extensa carga tributária que pesa sobre a maioria dos negócios, incluindo seu consultório odontológico, o pagamento de impostos não pode ser negligenciado de forma alguma. Uma boa gestão das finanças passa por um olhar atento a toda a tributação que deve ser cumprida.

Esse planejamento tributário dependerá da escolha do regime de tributação que melhor se adequa ao perfil de negócio do seu consultório odontológico. Um dos mais conhecidos é o Simples Nacional, que traz o benefício de unificar diversos tributos em um só, tornando a gestão financeira mais prática.

Há outros tributos que não podem passar despercebidos e que também farão parte do cotidiano financeiro de quem pretende abrir um consultório, como o ISS, e, caso conte com funcionários contratados por regime de CLT, o PIS e o INSS.

Para um acompanhamento mais detalhado deste assunto, é importante recorrer ao auxílio de um profissional contábil ou um advogado que atue na área tributária.

Além dos seus pacientes, suas contas também não gostam de atrasos.

Sabe quando você monta um castelo de cartas, tira uma e todo o restante desmorona junto? Experimente atrasar uma única conta para ver se o efeito não é o mesmo. Para fazer uma boa gestão das finanças do seu consultório odontológico, é primordial que todas as contas sejam pagas rigorosamente em dia.

Tenha um controle de todas as contas a vencer e lembre-se que atrasos recorrentes, além de indicar uma desorganização na forma de gerir o consultório, também implica em multas e juros que podem colocar a perder até o mais elaborado planejamento financeiro.

Bons fornecedores, bons negócios.

Outro gasto que irá constar mensalmente nos balanços financeiros do seu consultório odontológico são os custos com fornecedores, que irão abastecer o seu negócio com equipamentos, produtos e insumos necessários para o seu funcionamento regular.

Para otimizar esse gasto, fazer bons negócios e não comprometer a gestão das finanças do seu consultório, busque escolher fornecedores que sejam referenciados e tenham boa aceitação no mercado. Faça uma pesquisa com colegas que você tenha proximidade e já atuam há mais tempo que você.

Procure também, evidentemente, verificar a qualidade do produto, avaliar o custo-benefício envolvido em cada compra e analisar quem oferece as melhores condições de pagamento.

Com conta vazia, nenhum negócio para em pé.

Vamos supor que chegou o último dia do mês, todas as despesas do seu consultório odontológico já foram pagas, todas as receitas arrecadadas e o seu lucro está lá prontinho, dando a maior sopa para você. O que você faz: gasta tudo e deixa a conta zerada ou retira uma parte e garante uma reserva?

Se você escolheu a segunda opção, está no caminho certo para realizar uma boa gestão financeira do seu consultório. Já ouviu aquela frase que diz que ninguém sabe o dia de amanhã? Pois bem, nunca é demais ter uma reserva financeira garantida para qualquer situação eventual.

Use a tecnologia a seu favor.

Se formos fazer um comparativo entre passado e presente, vamos constatar que nunca estivemos tão bem servidos de recursos tecnológicos que nos auxiliam no gerenciamento de qualquer negócio. Se o formato tradicional não tem se mostrado suficiente para que o seu consultório odontológico tenha uma gestão financeira a contento, talvez seja o momento de recorrer a softwares, aplicativos e ferramentas que muitas pessoas já estão utilizando e colhendo frutos positivos.

Não é novidade que quanto mais digitalizado e conectado um negócio estiver, mais práticos serão os seus processos e melhores serão os resultados de modo geral. Por melhor que seja a equipe que cuida da gestão do seu consultório odontológico ou por mais atenção que você tenha para administrar cada recurso, as limitações humanas aumentam a propensão a erros que podem ser contornados com o auxílio de recursos tecnológicos.

O Software Dentalis tem ajudado muitos consultórios odontológicos de várias formas, mas um dos seus principais atributos é o painel de gestão financeira, que apresenta dados precisos e automáticos com um panorama diário que te ajudará a manter o controle das finanças do seu consultório num só clique, através de diversas plataformas e dispositivos.

Não deixe as finanças do seu consultório odontológico serem levadas de qualquer jeito, sem cuidado ou critério. Faça uma boa gestão financeira e garanta que o seu negócio continue sorrindo a cada mês.