Importante ter em mente que o mercado em que atuamos é limitado e que a captação de novos pacientes tende a diminuir ao longo do tempo. Uma clínica com 10 anos de existência não terá, na teoria, o mesmo ritmo de captação de novos pacientes que uma clínica com apenas 2 anos de vida. Importante ressaltar a necessidade de criar programas e ações que potencializem a fidelização e manutenção dos pacientes atuais e, consequentemente, o aumento da média de visitas anuais de cada um deles.

Importante relembrar que entre 40% a 50% dos pacientes indica a proximidade geográfica como principal motivo de adesão. Acaba não sendo a influência da recomendação de amigos ou familiares, como muitas das vezes é subentendido.

Se não houver uma gestão disciplinada e rigorosa ao longo dos anos facilmente irá se observar a criação de “gorduras” desnecessárias na clínica, que devem ser eliminadas no menor tempo possível.

Muito recorrente se pensar que a forma mais rápida e eficaz de reduzir os custos seja diminuindo o quadro de pessoal. Nem sempre. Uma ação desta natureza apenas fará sentido se a diminuição do volume de negócios for significativa ou se adotarmos uma estratégia de atuação que não implique a colaboração de tantos recursos humanos.

Os programas de layoff (redução temporária do período de trabalho ou suspensão do contrato de trabalho, por iniciativa da entidade patronal, durante um período de tempo, na condição de tal medida se mostrar indispensável para a viabilidade econômica da empresa) que algumas clínicas odontológicas têm vindo a adotar podem ter um impacto negativo na produtividade dos negócios, uma vez que tal medida poderá acabar impactando sobre o grau de motivação dos seus atuais colaboradores.

Quando se fala em redução de custos, além do pessoal, a gerência lembra também da necessidade de renegociar condições comerciais com os distribuidores, de cortar no orçamento de marketing e eventualmente de renegociar o valor pago pelo aluguel do imóvel.

Contudo, importante salientar que há muitas outras despesas que somadas têm um enorme importância na estrutura de custos da empresa, estando muitas delas incluídas numa rubrica contábil denominada de Fornecimentos e Serviços Externos, tais como as comunicações (fixas e móveis), serviços bancários e seguradores, seguros obrigatórios e opcionais, contas salário, entre outras), medicina do trabalho, higiene e segurança do trabalho, ações de marketing offline e online, contabilidade, impressoras, alarme e vigilância por câmeras, prestação de serviços médicos externos, gestão de equipamentos, entre outros.

Curiosamente, estes custos nem sempre são devidamente valorizados pelas clínicas, por não terem noção que contribuem de forma tão significativa para os custos globais da empresa (normalmente entre 25% e 40%), mas outras vezes porque é mais fácil cortar em outras rubricas, conforme mencionado anteriormente.

É razoável que numa clínica entre 25% a 35% das receitas se destinem a gastos com pessoal. Esta é, por exemplo, umas das especificidades do negócio das clínicas odontológicas, pois implica um investimento inicial acima da média de outros setores de atividade, especialmente com a aquisição de equipamentos (raio-x, autoclave, entre muitos outros), o que aumenta os custos fixos e variáveis.

Outra questão premente, que permite o aumento da rentabilidade, consiste na gestão fiscal da empresa, que deve ser discutida em parceria com a contabilidade da sua clínica. Não estamos falando de “reengenharia financeira” ou de fuga fiscal. Longe disso. No entanto, legalmente é possível que as clínicas obtenham maior eficiência fiscal de forma a pagarem menos impostos e, assim aumentar os resultados globais da empresa.
Converse com o seu contador para lhe enviar mensalmente uma prestação de contas, que poderá ser uma excelente ferramenta para refletir sobre esta questão e ainda analisar a evolução mensal dos custos das principais rubricas de gastos.

Se tiver mais que uma clínica então terá de solicitar uma prestação de contas individual para cada, além de um mapa consolidado do grupo/empresa.

E não se esqueça que o seu contador não deverá ser um mero intermediário entre a empresa e a autoridade tributária, mas sim, e cada vez mais, um auxiliar no processo de gestão. A função do contador não deve ficar restrita a apenas receber e tratar da documentação da clínica e enviar as guias para pagamento de impostos.

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