Como tornar seu consultório um ambiente aconchegante para seus pacientes

Victor Hugo • mar 29, 2021

A ansiedade dos pacientes no consultório odontológico é um problema comum e desafiador para todos os dentistas.

É uma condição que vemos em muitos pacientes nos consultórios diariamente, mas é particularmente evidente em crianças e idosos.

É difícil mensurar o percentual de pacientes que experimentam esse tipo de ansiedade.
Dentistas alemães estimam que a incidência de pacientes que ficam estressados ao ir ao dentista pode chegar a 70% ou mais.
Aqui no Brasil, muito provavelmente esse número deve ser no mínimo superior a 50%.
A questão é como reduzir significativamente essa taxa de incidência de ansiedade dos pacientes de forma prática no exercício da odontologia.

A boca é uma região com enorme sensibilidade e motivo natural de muito receio para grande parte das pessoas.
O dentista deve buscar transmitir muita confiança aos seus pacientes de forma a lhes tranquilizar durante todo o atendimento.

Como estabelecer uma relação de confiança
Estabelecer esse nível de confiança tem a ver com reduzir o medo do desconhecido e como a imaginação pode interferir nisso.
Parte do medo percebido pelo paciente tem a ver com coisas desconhecidas, como a possibilidade de uma dor repentina e inesperada ou mesmo a duração do tratamento.

Essas incógnitas podem deixar os pacientes muito ansiosos e, quanto mais tempo eles têm de esperar, ou quanto mais estressante o ambiente em que a espera ocorre, maior a chance de incidência do que se pode chamar de ansiedade odontológica.

O mais importante para o dentista é saber conquistar a confiança do paciente o mais rápido possível.
E você dentista tem cerca de quatro ou cinco minutos após encontrar um paciente pela primeira vez para estabelecer essa base de confiança.

Há um velho ditado que diz que você nunca tem uma segunda chance de causar uma boa primeira impressão, e isso é verdade para todos os pacientes, mas especialmente para um paciente novo no seu consultório.

Nesse caso, é fundamental estabelecer uma primeira impressão positiva, porque será disso que os pacientes se lembrarão e definirá o tom de seu relacionamento daí em diante.

Colocar um esforço significativo para apoiar a noção fundamental de estabelecer uma ótima primeira impressão é fundamental.

E existem realmente duas etapas principais para se fazer isso.
O primeiro passo é estabelecer a atmosfera geral, o ambiente e o momento em que o paciente entra pela porta e chega à area de recepção.
A segunda etapa é gerenciar o momento em que o paciente conhece o profissional e sua equipe pela primeira vez.

Ter especial atenção ao ambiente é fundamental
Ao abordar a necessidade de causar uma boa primeira impressão no que diz respeito ao ambiente de sua clínica ou consultório 
é importante não esquecer de colocar ênfase particular em três dos cinco sentidos principais: olfato, som e visão.
Existem algumas coisas que precisamos nos preocupar para garantir uma boa primeira impressão e que leve o paciente a sentir-se bem e num ambiente aconchegante.

A primeira delas é buscar se livrar do cheiro de “consultório odontológico”, aquele odor químico associado à sedação e procedimentos invasivos que desencadeia a sensação de medo relacionado à dor e sofrimento em muitas pessoas.

Uma alternativa seria do uso de difusores com óleos essenciais em todo o consultório para ajudar a mascarar o cheiro dos produtos químicos.

Ao mesmo tempo, procurar armazenar todos as substâncias químicas em áreas fechadas, longe das áreas onde os pacientes passam mais tempo, especialmente na área de recepção e sala de atendimento.

O som também tem um impacto muito poderoso no desencadeamento de uma sensação de estresse ou de indução de bem-estar e relaxamento.
As pessoas estão familiarizadas com o som agudo da broca odontológica, grande geradora de ansiedade.
Por isso utilizar instrumentos mais modernos, com baixa incidência de ruído associado, é altamente recomendável, o que irá diminuir reações de medo dos pacientes. As tecnologias odontológicas mais recentes ajudam os pacientes a confiarem em seu trabalho e pode ajudar a aliviar ainda mais sua ansiedade.

Outra dica é utilizar som ambiente tanto na área de recepção como na sala de atendimento.

A música estilo “chill” com uma batida pulsante leve transmitida por toda a clínica ou consultório ajuda a mascarar os sons da odontologia, como aquele das brocas. Outra opção seriam sons da natureza que igualmente apresentam um efeito relaxante.
O som ambiente, enquanto cria uma distração, também faz com que os pacientes se concentrem na música e nos sentimentos associados a esses estilos musicais.

A área de recepção (evite usar o termo sala de espera porque a espera tem uma conotação negativa) é um espaço frequentemente negligenciada quando se trata de abordar a ansiedade odontológica e as associações negativas com a visita ao dentista.

Pesquisas mostram que o tempo médio de espera em um consultório odontológico é de 20 a 30 minutos. Enquanto fazemos o nosso melhor para minimizar essa espera, o inesperado pode acontecer e os tratamentos podem demorar mais do que o planejado. Isso significa que as janelas de espera e tratamento vão além dos horários programados, especialmente com o passar do dia.

O objetivo deve ser criar um sentimento positivo assim que o paciente entra na área de recepção. Com a música chill de baixo volume ou sons da natureza e a fragrância de óleos essenciais, incorporamos também cores e plantas, o que ajuda a transmitir visualmente a sensação de calma.

As paredes do consultório odontológico – áreas de recepção e atendimento – devem ser pintadas em cores apropriadas, como cinza-claro, marrom, verde sálvia, castanho ou amarelo-claro, que são cores calmantes.

Como os pacientes ficam desconfortáveis e nervosos ao chegar, a melhor energia é a energia calmante. Tenha também especial cuidado com a temperatura dos ambientes que não devem estar nem muito fria ou quente.

Cuidados com a sala de atendimento e com a atenção ao paciente

Aqui estão algumas características importantes que uma sala de atendimento odontológico deve ter:

1. Dimensões adequadas
Um fator crucial a se considerar é o tamanho e o espaço da área com a qual o dentista irá trabalhar. Não ter as dimensões e medidas adequadas pode ser um erro devastadoramente caro.
Além do espaço apropriado para acomodar o equipamento odontológico necessário, deve existir uma área suficiente para movimentação e trabalho confortável dos membros da equipe.

2.  Limpo, profissional e esteticamente agradável
Foco em linhas limpas e cores suaves que transmitam profissionalismo e limpeza. Considere uma pintura bem posicionada para compensar uma parede de cor clara que seus pacientes possam apreciar durante a consulta.
Um consultório bem projetado deve ser funcional e profissional, mas o mais importante, acolhedor para criar confiança e uma sensação de segurança em seus pacientes.

3. Altura do teto

Como os pacientes passam muito tempo olhando para o teto, considere o teto como sua quinta parede. Sinta-se à vontade para usar o teto também como elemento decorativo.

Os tetos elevados fazem com que o ambiente pareça espaçoso e aberto. O ideal é que o teto tenha pelo menos 2,7 metros de altura.
Adicionar altura extra ao teto proporciona aos pacientes e funcionários uma sensação acolhedora e relaxante, altamente recomendáveis para a sala de atendimento.

4. Organização da sala

​O dentista e sua equipe pode controlar o tempo que um procedimento odontológico levará para ser concluído.
E um dos principais fatores que afetam a quantidade de tempo que um procedimento pode levar tem a ver com a sua preparação.
Uma boa preparação faz as coisas andarem bem.
Essa preparação pode ser algo simples, como ter todos os instrumentos e suprimentos ao alcance rápido, ao invés de ter que abrir uma gaveta ou armário, quando o instrumento ou material for necessário.
Assim, é melhor ter todos os instrumentos e materiais que serão necessários prontos e disponíveis na sala de atendimento para quando eles forem necessários.
E não só devem estar na sala de atendimento, mas também devem estar fora [isso significa NÃO em uma gaveta e não em um armário].

Por que o paciente deve ficar esperando que os instrumentos e materiais sejam removidos dos locais de armazenamento?

5. Comunicação entre os membros da equipe
É importante ter bastante atenção a forma como os membros da equipe se comunicam.

Em um consultório odontológico, a raiva, a hostilidade ou a frustração entre os membros da equipe podem ser facilmente transferidas para os pacientes, direta ou indiretamente.
Manter um clima de diálogo, bom humor e otimismo é altamente aconselhável para garantia do sucesso do atendimento e fidelização do paciente.

6. Comunicação entre dentista e paciente
Coisas simples vão longe, como dirigir-se ao paciente pelo nome, falar com uma voz suave, explicar ao paciente o que está acontecendo durante seu tratamento, dizer por favor e obrigado, e proteger a privacidade do indivíduo.
Embora essas sugestões sejam simplistas no papel, muitas vezes deixamos de colocá-las em prática.

A falta de informação é um fator de estresse que pode ser evitado respondendo a perguntas e explicando o tratamento ou opções financeiras aos pacientes. Os pacientes devem saber quanto tempo levará um procedimento e quanto desconforto sentirão, e devem receber atualizações ao longo do processo. Em todos os casos, os pacientes devem ter informações suficientes para tomar decisões financeiras ou de tratamento com base na clareza dos dados fornecidos pelo dentista. Isso lhes transmite confiança e realça o profissionalismo do dentista.

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Fontes: Dentist TodayDental Economicshjt Dental Design ConsultantsFutureFitoutsThe Ultimate Patient Experience

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