4 Pilares para uma boa gestão de um Consultório Odontológico

Uma boa gestão de um negócio só é conseguida através de controles precisos.

O que controlar? Como fazê-lo?

Esse artigo visa apresentar-lhes os principais pontos de controle que devem ser implantados em um consultório Odontológico.

1. RECEITAS OU ENTRADAS

Todo dinheiro que entra no caixa do consultório e que vem do pagamento dos pacientes é considerado uma receita ou entrada, os dois termos são iguais e significam a mesma coisa.

Um controle eficiente das entradas é extremamente importante para a saúde do seu consultório.

Sem um software odontológico fica muito difícil para você controlar diariamente todos os devedores.

Um bom controle sobre os inadimplentes aliado a uma boa cobrança pode significar muito no volume de entradas no seu caixa, mas não só o volume total, mas como elas entram ao longo dos dias e semanas de forma a você ter sempre caixa para fazer os pagamentos do consultório, sem precisar recorrer ao seu cheque especial, por exemplo.

Outro relatório importante é o que mostra os pagamentos dos seus pacientes, agrupados por  tipo de pagamento. Observe o gráfico abaixo fornecido pelo programa   Dentalis Net.

Analisando o gráfico acima podemos descobrir que a maior parte da nossa receita provém de cheques e cheques pré. Com a inadimplência em alta não é recomendável ter um alto risco nos recebimentos.

Mas como ter um relatório desses sem um programa Odontológico.

2.  PAGAMENTOS DO CONSULTÓRIO

Tão importante quanto o controle sobre os recebimentos é o controle sobre todos os pagamentos do consultório.

Freqüentemente quando escutamos que uma empresa está em processo de recuperação, executivos são contratados e os cortes nos gastos passam a ser prioridade.

Em épocas de dificuldade econômica, como a atual, é difícil aumentar a receita do consultório, nossa melhor opção é um controle sobre as despesas para conseguir o equilíbrio do caixa.

Como cortar despesas sem conhecer a natureza delas?

Observe o gráfico abaixo, extraído pelo software Dentalis , a partir dos dados cadastrados no programa.

Fica mais fácil tomar decisões quando sabemos que os gastos com laboratórios de prótese são maiores que as compras de material para o consultório, de acordo com o gráfico mostrado acima.

Focando nos itens de maior peso os resultados serão melhores.

3. CONTROLE SOBRE OS SERVIÇOS E PAGAMENTOS AO LABORATÓRIO DE PRÓTESE

Em geral o controle sobre os pagamentos ao laboratório é feito manualmente pela secretária do consultório.

O dentista não toma parte desse controle por entender que isso é uma parte operacional e de fácil organização.

Nem sempre é, trabalhos repetidos e cobrados indevidamente (repetições), além de erros na cobrança podem representar uma fonte de drenagem indevida de recursos do seu consultório.

Tão importante quanto o gerenciamento sobre os trabalhos que devam ser entregues pelo laboratório é o controle sobre os pagamentos que serão feitos e que decorrem destes trabalhos

Um software Odontológico  que imprima todos os pedidos feitos ao laboratório e que você tenha uma via e o seu prestador outra,  vai facilitar e muito a conferência da cobrança  que deve ser feita pela sua secretária.

Outro aspecto importante a controlar é a satisfação do seu paciente com o trabalho de prótese, um simples relatório de pacientes com serviço protético concluído no mês passado, pode ser a fonte para uma pesquisa de opinião a esse respeito.

Como fazer essa pesquisa de opinião? Você pode enviar um SMS com uma pergunta de satisfação com relação ao serviço executado. Lembre-se que as pesquisas de satisfação têm que ser curtas e com respostas diretas, que possam auxiliá-lo em uma tomada de decisão.

Exemplo: Como você qualifica o prazo de conclusão do seu tratamento, dê uma nota de 1-5? Onde 5 indica a sua máxima satisfação.

4. CONTROLE DE ESTOQUES

Os dentistas em geral tem bastante cuidado com as compras de material de consumo, talvez por ser uma tarefa constante e recorrente tem-se a imagem de que elas são um ponto importante a controlar.

Estudos mostram que os gastos com material de consumo não correspondem a 10% dos gastos gerais do consultório. No gráfico de despesas mostrado acima, elas são responsáveis por 6,8% dos gastos.

A diferença de preços entre fornecedores já é bastante pequena, em razão das margens cada vez menores que os fabricantes repassam aos distribuidores.

É muito mais importante o prazo de entrega, cumprimento desses prazos e forma de pagamento, do que o preço em si.

Mas então porquê controlar o estoque do consultório? Por razões que envolvam a qualidade do seu atendimento, como:

Manter os produtos sempre dentro do prazo de validade. sistema odontológico que você escolher deve lhe fornecer a relação de itens com validade próxima da expiração.

Obter uma lista de itens abaixo do estoque mínimo vai fazer com que você se antecipe as necessidades e não tenha risco de falta de algum material. Um bom software odontológico pode lhe ajudar com esse relatório.

Entrada e saída de material devem ser feita com leitor de código de barras para diminuir o risco de erros de digitação.

Se você tem vários dentistas na consultório, descobrir quem gasta material em excesso também é muito importante.

Esses controles devem ser multiplicados quando você tem várias unidades consultórios. O programa odontológico  Dentalis net versão multi-consultórios permite que o gestor obtenha dados sobre qualquer unidade até mesmo pelo celular.

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